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個人情報保護方針

制定日 平成24年10月1日
改訂日 平成29年9月9日

株式会社エクスオード
代表取締役 守屋 尚
代表取締役 中川 織

当社は、求人企業様の採用活動の支援等を始めとする人材(人財)支援及び人材(人財)紹介を通じて常時「個人情報」を取り扱いますところ、当社が負う社会的責任は相応に高いものであると認識しております。

従来、「個人情報保護法」「職業安定法」等の遵守は元より、個人情報に対する不正なる接触・改竄・漏洩等の防止に努めると伴に、個人情報の保護に係る安全性の保全については殊更傾注して参りました。

個人情報保護に対する社会的要請に鑑み、当社の事業においても個人情報保護に対する遵守を最重要事項として捉え、個人情報保護に関する当社の基本姿勢及び取扱基準等を明確化した「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、当社の役員及び従業員等に対して適正に周知することを以て個人情報の保護に努める所存です。

1. 個人情報の取得・利用及び提供について 当社は、求人企業様の採用活動の支援並びに人材(人財)紹介事業及び当社において就業する者に関する労務等管理上必要なる範囲に限定した上で、個人情報を適正に取得致します。 利用に際して、取得目的の範囲を超えた取扱は行わず、目的外利用等の不適正なる取扱が生じることのないよう万全なる対策を講じます。

2. 個人情報に関する法令等の遵守について 当社は、個人情報を取り扱う業務の遂行にあたり個人情報に関する法令「 個人情報保護マネジメントシステム 」( JIS Q 15001:2006 )及び個人情報保護に関する法令並びに国が定める指針等を遵守致します。

3. 個人情報保護における安全性の確保について 当社は、取り扱う個人情報に関して、不正なる接触 / 個人情報の紛失 / 破壊 / 改竄 / 漏洩等の危険に対する適正なる施策・管理を以て安全性の確保に努めます。

4. 苦情及び相談について 個人情報の取扱に関する苦情・相談等に対して適正に対処するための専用窓口を設置することを以て迅速なる対応に努めます。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について 適正なる個人情報の保護を実現するため、継続的改善を行うことに努めます。

■個人情報に関するお問い合わせ
株式会社エクスオード
東京都新宿区新宿1-36-7 川本ビル9F
TEL 03-5367-4511
E-mail info@ex-ord.co.jp

個人情報開示依頼に関して

「 株式会社 エクスオード 」(以下「当社」と称します。)は、個人情報保護法に基づき、ご本人様又はその代理人様から、「当社保有個人情報」に関する書面での開示等のご請求を受けた場合において、下記の通り対応させていただきます。 尚、書面を除く開示・訂正・追加・削除・利用停止(以下、「開示等」)に関しましては、以下のお問い合わせURLをご参照ください。
1. 開示等のご請求先 書面での開示等のご請求をされる場合、下記の当社所定の開示等依頼書に必要事項を記入の上、ご本人様の添付書類を添え、下記の宛先まで簡易書留等配達の記録が証明される方法にてご請求ください。 上記以外の方法による当社宛直接来社等による開示の請求につきましては固くお断りさせていただきますこと、予めご認諾ください。 また、開示等依頼書の記載に不備が認められる場合またはご本人様であることを確認できない場合においては、ご本人様にその旨をご連絡差し上げることを以て再度請求依頼をお願い申し上げますところ、当社からのご連絡後2週間を経過しても再度請求依頼がない場合、開示等依頼のご請求がないものとして対応させていただきます。 尚、お預かりしましたご本人様であることを確認する書類につきましては、開示等結果と併せて返戻差し上げます。

[開示等のご請求先]
〒160-0022 東京都新宿区新宿1-36-7 川本ビル9F
株式会社 エクスオード 個人情報保護管理 担当者

[開示等依頼書]
当社所定の開示等依頼書

[ご本人様の添付書類]
• ご本人様の添付書類に関して、運転免許証・健康保険証・旅券・住民基本台帳カード等の写しを同封ください。
 ※法定代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、下記の書類も添付同封してください。
• 戸籍謄本・戸籍抄本・登記事項証明書
 ※任意代理人様によるご請求の場合は、上記の書類に加え、下記の書類も同封ください。
• 開示等依頼書の委任状欄に捺印した印鑑の印鑑証明書

2. 開示等のご請求に対する結果の通知に関して 開示等のご請求に関する結果につきましては、開示等依頼書に記載された請求者の氏名及び住所宛文書にて郵便(本人限定受取郵便)により通知致します。 開示等をお断りする場合、理由を通知致します。 尚、通知までに1週間程お時間を頂戴しますこと、予めご認諾ください。

[開示等をお断りする場合]
次の場合は、開示等の依頼を受付けいたしかねますので、予めご認諾願います。

[添付書類に不備がある場合]
• ご本人様または代理人様であることを確認させていただく添付書類に、「ご住所」「お名前」「生年月 日」「発行者名及び発行日・交付日」等の記載がない場合、または抹消されている場合。
• 開示等依頼書に、委任状等を確認する代理人であることを確認。ご記入の「ご住所」「お名前」「生年月日」とご本人様であることを確認させて戴く書 類に記載されている「ご住所」「お名前」「生年月日」が不一致の場合。
• 開示等を希望する情報における「ご住所」「お名前」「生年月日」の登録内容と開示等依頼書にご記入 の「ご住所」「お名前」「生年月日」が不一致の場合。
• ご本人様であることを確認させていただく書類の有効期限が過ぎている場合(有効期限の表示が ない各種証明書につきましては、発効日から1箇月以内に交付されたものとします)。
• 代理人様の代理権が確認できない場合

[法令等含め他の理由の場合]
次の場合は、法第25条第1項の規定による開示等依頼に対する回答を致しかねますので、予めご認諾願います。開示等しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答致します。
• ご請求を受けた情報項目について、当社にて保有が認められない場合
• ご本人様または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害する虞がある場合
• 当社の業務の適正なる実施に著しい支障を及ぼす虞がある場合
• 開示等することが、他の法令に抵触する虞がある場合

3. 開示等依頼のご請求により取得した個人情報の利用目的に関して 開示等依頼のご請求により取得した個人情報に関しましては、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類につきましては、適正に廃棄致します。
個人情報開示依頼書(PDF)はコチラ>

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項 ( 法 第18条1項 ) (1) 直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合の利用目的。
「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法」といいます)に基づき、以下の事項を公表致します。お客様から個人情報を取得する場合は、取得の都度、利用目的を明示致します。( 法 第18条2項 )

個人情報の類型 利用目的
① 当社の商行為(有料職業紹介業)に関して取得する個人情報 ・求人企業に対する説明会等実施に関する通知
・有料職業紹介業を行う上で求人企業側に提出する
・当社の営業(有料職業紹介業)のために提携会社より取得する訪問先の情報
② 当社において就業する者を雇用(採用)する際に取得する個人情報 ・書類選考等の管理
・面接日時等の通知
・労務管理及び配属決定等
③ 雇用において取得する個人情報 ・雇用者の管理 (退職者を含む)
・官公署等に対する所要届出等
④ 当社宛お問合せされた皆様及び当社宛来社された皆様に関する個人情報 ・お問合せに対する返答
・当社事業者宛入退管理
(2) 委託を受けた「個人情報」の利用目的 ( 法 第18条1項 / 法 第23条4項1号 )
当社の商行為(有料職業紹介業)において、個人情報の提供等に関して受託しています。個人情報の保護に関して適正なる条件等を満たしている会社との間において所要文書の締結を行います。

(3) 合併・分社・事業の承継による取得 ( 法 第23条4項2号 )
現在、合併・分社・事業の承継による個人情報の取得はありません。

(4) 共同利用に関する事項 ( 法 第23条4項3号 / 法 第23条5項 )
現在、共同利用による個人情報の取得はありません。

2. 保有個人データに関して本人の知りえる状態に置くべき事項 (法 第24条1項 )
個人情報の類型 利用目的
① 当社の商行為(有料職業紹介業)に関して取得する個人情報 ・求人企業に対する説明会等実施に関する通知
・有料職業紹介業を行う上で求人企業側に提出する
・当社の営業(有料職業紹介業)のために提携会社より取得する訪問先の情報
② 当社において就業する者を雇用(採用)する際に取得する個人情報 ・書類選考等の管理
・面接日時等の通知
・労務管理及び配属決定等
③ 雇用において取得する個人情報 ・雇用者の管理 (退職者を含む)
・官公署等に対する所要届出等
④ 当社宛お問合せされた皆様及び当社宛来社された皆様に関する個人情報 ・お問合せに対する返答
・当社事業者宛入退管理
3. 開示対象個人情報の利用目的の公表に関する事項
個人情報の類型 利用目的
① 当社の商行為(有料職業紹介業)に関して取得する個人情報 ・求人企業に対する説明会等実施に関する通知
・有料職業紹介業を行う上で求人企業側に提出する
・当社の営業(有料職業紹介業)のために提携会社より取得する訪問先の情報
② 当社において就業する者を雇用(採用)する際に取得する個人情報 ・書類選考等の管理
・面接日時等の通知
・労務管理及び配属決定等
③ 雇用において取得する個人情報 ・雇用者の管理 (退職者を含む)
・官公署等に対する所要届出等
④ 当社宛お問合せされた皆様及び当社宛来社された皆様に関する個人情報 ・お問合せに対する返答
・当社事業者宛入退管理
A. 申込手続 (個人情報保護法に基づき、本人または本人の代理人より、「 保有個人情報 」に関する文書による開示のご請求を受けた場合、次の通り対応させていただきます。 尚、文書を除く開示 / 内容の訂正・追加または削除 / 利用の停止・消去に関しましては、以下の個人情報保護に関するお問合せ先宛お問合せください。

お問合せ ● 請求先
① 文書により請求をされる場合、当社所定の開示等依頼書に必要事項を記入の上、本人確認書類を添え、下記宛簡易書留等配達の記録が証明される方法にてご請求ください。 尚、当社宛直接来社による請求につきましては固くお断りさせていただきますこと、予めご認諾ください。

② 開示等依頼書の記載に不備が認められる場合または本人である事実を適正に確認することができない場合、本人宛ご連絡差し上げることを以て再度請求の依頼をお願い申し上げますところ、当社からのご連絡後2週間を経過しても再度の請求依頼がない場合、請求が為されないものとして対応させていただきます。

③ お預かりしました本人確認書類につきましては、開示結果に同封して返戻致します。

【 請求先 】
株式会社 エクスオード
個人情報保護管理 担当者

当社所定の開示等依頼書 ● 本人確認書類
運転免許証・住民基本台帳カード・健康保険証・旅券・年金手帳等の写しを同封ください。
※ 法定代理人による請求の場合、上記の書類に加え次の書類も同封してください。
戸籍謄本・戸籍抄本・登記事項証明書( 何れも原本 )

※ 任意代理人による請求の場合、上記の書類に加え次の書類も同封してください。
開示等依頼書における「 委任状 」欄に押印された印鑑に係る印鑑証明書

B.「開示等の求め」の手数料及び徴収方法 開示等の求め 」につきましては、手数料等は不要です。

C. 開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」 開示等依頼の請求により取得した個人情報につきましては、所要手続に必要なる範囲内においてのみ利用致します。また、提出いただいた書類につきましては、所要回答が終了した後5年間に限り適正に保存の上、廃棄致します。

D. 非開示について 次に定める場合、非開示とさせていただきます。 非開示を決定した場合、非開示を決定した理由を通知致します。

● 添付書類に不備が認められる場合
・ 本人または代理人であることを確認させていただく添付書類に、「ご住所」「お名前」「生年月日」「発行者名及び発行日・交付日」等の記載がない場合または消除されている場合
・ 開示等依頼書に記入されている「ご住所」「お名前」「生年月日」と、本人確認書類に記載されている「ご住所」「お名前」「生年月日」が合致しない場合
・ 本人確認書類の有効期限が徒過している場合 ( 有効期限の表示がない各種証明書につきましては発効日から1箇月間以内のものとさせていただきます )
・ 偽造された書類である事実が判明した場合 ( ※ 捜査機関宛通報及び提出させていただきます )
・ 代理人において、適正なる代理権が確認できない場合

● 法令等を含め他の事由に該当する場合
次の事由に該当する場合、開示等依頼に対する回答を致しかねますので、予めご認諾ください ( 法 第25条1項 )。 開示しないことを決定した場合、開示しないことを決定した理由と併せて回答致します。
・ ご請求を受けた情報項目について、当社にて保有が認められない場合
・ ご本人様または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害する虞がある場合
・ 当社の業務の適正なる実施に著しい支障を及ぼす虞がある場合
・ 開示等することが、他の法令に抵触する虞がある場合

「 個人情報の取扱に関する開示等および苦情相談窓口 」
株式会社 エクスオード
個人情報保護管理 担当者
東京都新宿区新宿1-36-7 川本ビル9F
TEL 03-5367-4511 / Email info@ex-ord.co.jp

※「 認定個人情報保護団体 」加盟事業者
当社の所属する「 認定個人情報保護団体 」の商号及び苦情の申出先
「 財団法人 日本情報処理開発協会 」に所属しております。

【 申出先 】
「 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 」プライバシーマーク推進センター
個人情報保護苦情相談室
東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL 03-5860-7565 / 0120-700-779